Le respect du droit à la protection des données personnelles ainsi que du droit à la vie privée est l'une des missions fondamentales de BIT SOFT FRANCE SAS (" BITSOFT ").
Nous prenons donc toutes les mesures nécessaires pour traiter vos données personnelles conformément aux principes établis par la législation applicable en matière de protection des données en France, y compris le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46 / CE (" GDPR ").
Les données personnelles, au sens de la présente Politique de confidentialité et telles que définies par le GDPR, sont toutes les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable (" personne concernée ") ; une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou un ou plusieurs facteurs spécifiques à son identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale.
Le traitement des données personnelles est effectué par : BIT SOFT FRANCE SAS basée à Paris, 17, rue de Colisée, 75008, immatriculé au RCS avec le numéro 302 205 562.
PRINCIPES SUR LESQUELS REPOSE LE TRAITEMENT DES DONNÉES AU SEIN DE BITSOFT
- Le traitement des données personnelles est effectué de manière légale, équitable et transparente ;
- La collecte des données personnelles n'est effectuée que dans des buts précis, explicites et légitimes, et les données ne sont pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces buts ;
- La collecte de données à caractère personnel est appropriée, pertinente et limitée aux informations requises pour la finalité du traitement ;
- Les données à caractère personnel sont exactes et, si nécessaire, mises à jour ;
- Toutes les mesures nécessaires sont prises pour que les données incorrectes soient supprimées ou corrigées sans délai ;
- Toutes les données personnelles sont traitées et stockées de manière à garantir leur confidentialité et leur sécurité ;
- Les données personnelles ne sont pas partagées avec des tiers, sauf si cela est nécessaire pour fournir des services dans le cadre d'accords ou pour répondre à des exigences légales.
QUEL TYPE DE DONNÉES PERSONNELLES TRAITONS-NOUS ?
Si vous êtes un représentant ou une personne de contact de nos clients actuels ou potentiels, ainsi qu'un représentant ou une personne de contact de nos fournisseurs ou partenaires commerciaux.
Nous collectons le nom, le(s) prénom(s), le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, la fonction, ainsi que toute autre donnée fournie par vous ou par la société que vous représentez.
Vous pouvez choisir à tout moment les données personnelles que vous souhaitez fournir. Toutefois, si vous choisissez de ne pas fournir certaines données personnelles, si la base de notre demande est le respect d'une exigence légale, d'obligations contractuelles ou d'obligations requises pour conclure un contrat, nous ne serons pas en mesure de vous fournir certains services ; par exemple, si vous ne voulez pas nous communiquer vos nom, prénom(s), adresse e-mail et fonction lorsque vous appelez le service de support technique offert par BITSOFT, nous ne serons pas en mesure de vous fournir l'assistance technique requise.
Si vous êtes un client actuel ou potentiel de nos clients et/ou partenaires commerciaux.
Lors de l'exécution des contrats conclus et afin de remplir les obligations souscrites, nous pouvons accéder à certaines catégories de données à caractère personnel appartenant à des personnes physiques qui sont des clients et des clients potentiels des hôtels et restaurants avec lesquels nous travaillons.
Il est également possible, à la demande de nos clients, de fournir des services d'hébergement de certaines bases de données contenant les données personnelles de personnes physiques clientes et clientes potentielles des hôtels / restaurants avec lesquels nous travaillons.
Les catégories de données que nous pouvons traiter pour remplir nos obligations contractuelles sont les suivantes :
a) Les données nécessaires pour effectuer les réservations (par exemple : nom, prénom(s), adresse e-mail, numéro de téléphone) ;
b) Les données figurant dans le dossier d'arrivée et de départ, requises par la législation nationale (par exemple : nationalité, adresse, date de naissance) ;
c) Les données relatives à la carte bancaire (type de carte, numéro de carte de crédit/débit, nom du titulaire, date d'expiration et code de sécurité) ;
d) Informations sur le séjour du client, y compris les dates d'arrivée et de départ, les exigences particulières, les préférences ;
e) Les informations que vous fournissez sur vos préférences en matière de marketing ;
f) Les données personnelles que vous fournissez pour vous inscrire et vous abonner à la newsletter ;
g) Informations sur les véhicules que vous pourriez amener sur la propriété de l'hôtel / restaurant (par exemple, le numéro d'immatriculation) ;
h) Les données collectées à partir des cartes d'accès (heure d'entrée et de sortie) ;
i) Les informations collectées par les différents partenaires contractuels (agences de voyage, organisateurs d'événements) et transmises à l'hôtel / restaurant (liste des chambres, liste des invités aux événements) ;
j) Données nécessaires à la fourniture de services supplémentaires, le cas échéant ;
k) Commentaires et opinions sur les services de l'hôtel / restaurant ;
l) toute autre information que vous choisissez de nous fournir ou de fournir à nos clients.
Si vous êtes un employé potentiel
Nous recueillons des informations à partir de votre CV, ainsi que toute autre information soumise avec votre CV et/ou communiquée lors des entretiens.
Si vous êtes un visiteur de nos locaux
Les caméras de surveillance peuvent capturer ou enregistrer les images des visiteurs dans les lieux publics (comme les entrées à l'intérieur des locaux de BITSOFT).
Si vous êtes un utilisateur de www.bit-soft.fr
Aucune donnée personnelle n'est requise pour lire les informations sur le site. Cependant, pour le fonctionnement technique du portail, nous collectons l'heure et la date d'accès au site Internet et l'adresse IP à partir de laquelle notre site Internet a été consulté.
Certaines données personnelles sont nécessaires pour utiliser certains services (par exemple, les réservations en ligne, les offres d'emploi). Pour plus de détails, veuillez vous référer à la section appropriée pour l'opération utilisée sur le site internet.
Si vous êtes un employé
Veuillez lire la politique de confidentialité des employés portée à votre attention au moment de l'embauche et disponible à tout moment auprès du département des ressources humaines.
CATÉGORIES SPÉCIALES DE DONNÉES PERSONNELLES
L'expression "catégories particulières de données à caractère personnel" fait référence à l'origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, à la confession religieuse, aux convictions philosophiques ou à l'appartenance à des syndicats, ainsi qu'au traitement des données génétiques, des données biométriques ou des données relatives à la santé, à la vie sexuelle ou à l'orientation sexuelle.
Bien que nous ne recueillions pas de catégories particulières de données à caractère personnel, il est possible que, dans le cadre de l'exécution d'un contrat conclu avec un client de BITSOFT et à sa demande, nous devions accéder à ses systèmes informatiques (par exemple, un logiciel de gestion hôtelière) pour remplir les obligations contractuelles. Au cours de cette visite, nous pouvons être en contact avec ces catégories de données personnelles, mais elles ne seront pas récupérées ou traitées à d'autres fins que l'exécution du contrat conclu avec un client de BITSOFT.
DANS QUEL BUT ET SUR QUELLE BASE TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Si vous êtes un représentant des clients actuels ou potentiels de BITSOFT
a) Communication avec vous en cas de demandes de renseignements envoyées par vous concernant certains services et produits proposés par BITSOFT.
Objectif : Nous traitons vos données personnelles pour répondre à vos demandes de renseignements.
Base légale : Conclusion d'un contrat
b) La résolution des bons d'assistance suite à vos demandes.
Finalité : Nous traitons vos données personnelles pour répondre à vos demandes.
Base juridique : Exécution d'un contrat
c) Conserver l'historique des interactions entre vous et BITSOFT
Finalité : Afin de fournir des services de bonne qualité, l'historique de vos interactions avec BITSOFT est conservé au moins pendant l'exécution du contrat, afin que, lorsque vous revenez avec une nouvelle demande, nous soyons en mesure d'adapter nos procédures de travail pour résoudre efficacement votre situation.
Base légale : Exécution d'un contrat
d) Commentaires
Finalité : Nous traitons vos données personnelles pour nous assurer que vous avez eu une expérience satisfaisante suite à l'interaction avec BITSOFT.
Base juridique : Notre intérêt légitime à améliorer continuellement nos services et à fournir des services qui correspondent le mieux aux normes de nos clients.
e) Marketing
Finalité : Nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing, telles que des lettres d'information commerciales et des communications marketing sur les nouveaux produits et services ou d'autres offres que nous pensons pouvoir vous intéresser.
Base juridique : Nous nous appuyons sur l'intérêt légitime de promouvoir nos services en soumettant les offres que nous considérons comme intéressantes pour vous (veuillez consulter la section " Le droit d'opposition " dans la section " Vos droits ").
Si nécessaire, conformément à la loi applicable, nous obtiendrons votre consentement avant de traiter vos données personnelles à des fins de marketing direct. Dans ce cas, nous vous informons par la présente que vous pourrez retirer votre consentement marketing à tout moment, auquel cas vous ne recevrez plus de communications marketing de notre part.
Nous inclurons un lien de désinscription que vous pourrez utiliser si vous ne souhaitez pas recevoir d'autres messages de notre part.
f) Autres communications : par e-mail, courrier, téléphone ou SMS.
Objectif : Ces communications seront effectuées pour une raison spécifique, telle que : (i) répondre à vos demandes, (ii) si vous n'avez pas complété une demande/contrat, nous pouvons vous envoyer un e-mail pour vous rappeler de compléter la procédure en question, (iii) vous informer de la manière dont les plaintes et/ou incidents survenus lors de l'exécution du contrat ont été réglés.
Base juridique : Notre intérêt légitime à fournir des services aux normes souhaitées en résolvant toute réclamation / plainte et en vous assurant de notre entière disponibilité.
g) Analyse, amélioration et recherche
Finalité : Pour assurer en permanence l'évolution qualitative de nos services, nous prenons soin d'analyser toutes vos réclamations / suggestions, afin d'établir des rapports statistiques permettant d'identifier les problèmes et de trouver les meilleures solutions pour y remédier.
Base juridique : Nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à fournir des services conformes à vos normes et à celles de BITSOFT.
Si vous êtes un visiteur dans notre site
Finalité : Nous traitons vos données personnelles pour protéger les biens et les personnes dans les locaux de BITSOFT.
Base légale : Notre intérêt légitime à assurer soit la protection des biens, soit la protection des personnes au sein de nos locaux.
Si vous êtes un utilisateur de www.bit-soft.fr
Finalité : Suivi du trafic pour identifier les erreurs et/ou tout autre dysfonctionnement du site.
Base juridique : Nous fondons notre activité de traitement des données sur notre intérêt légitime, à savoir vous fournir un site web pleinement opérationnel en réparant toute erreur, ainsi qu'en l'améliorant continuellement.
Si vous êtes un représentant ou une personne de contact de nos fournisseurs ou partenaires commerciaux.
Finalité : Développer des relations contractuelles avec nos fournisseurs ou nos partenaires commerciaux.
Base juridique : L'exécution d'un contrat.
Si vous êtes un employé potentiel
Objectif : évaluation de votre demande d'emploi.
Base légale : Conclusion d'un contrat.
Si vous êtes un employé
Veuillez lire la politique de confidentialité des employés portée à votre connaissance au moment de l'embauche, qui est disponible à tout moment au département des ressources humaines.
Base juridique : Exécution d'un contrat
Pour toutes les catégories de personnes susmentionnées, nous pouvons traiter vos données dans le cadre des activités suivantes :
a) Restructuration, réorganisation interne ou vente d'actifs ou d'actions.
Finalité : Nous traitons vos données pour réaliser les opérations susmentionnées.
Base juridique : Notre intérêt légitime à réaliser ces opérations, notamment si elles ne peuvent être réalisées sans le traitement de vos données.
Toutefois, nous vous assurons que ce traitement éventuel sera réalisé conformément à la présente politique et en mettant en œuvre une mesure à même de garantir la confidentialité de vos données.
b) Sécurité
Finalité : Nous traitons les données personnelles pour la sécurité des biens et l'intégrité physique des personnes.
Base juridique : Nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à assurer la protection de vos biens et de ceux de l'hôtel, ainsi que la protection des personnes dans nos locaux.
c) Fondements juridiques :
Finalité : Dans certains cas, nous devons traiter les informations fournies qui peuvent inclure des données à caractère personnel, afin de résoudre des litiges ou des plaintes, pour des enquêtes et le respect des réglementations légales applicables, pour mettre en œuvre un accord ou pour répondre aux demandes des autorités publiques, dans la mesure où ces demandes répondent aux exigences de la loi.
Base juridique : Les raisons du traitement peuvent être une exigence légale (si nous avons l'obligation légale de divulguer certaines données personnelles aux autorités publiques) ou notre intérêt légitime à résoudre tout litige et / ou plainte
À QUELLES PERSONNES TRANSMETTONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Pour vous fournir l'hospitalité attendue et des services de haute qualité, vos données peuvent être transmises à nos fournisseurs de services et à d'autres tiers, comme détaillé ci-dessous :
a) Fournisseurs : Afin de fournir les services demandés, nous devrons dans certains cas transmettre certaines de vos données personnelles aux fournisseurs, et ceux-ci seront habilités à traiter les données en notre nom et conformément à nos directives (par exemple, les fournisseurs de logiciels, d'informatique, de services comptables, de services médicaux).
b) Partenaires commerciaux et collaborateurs : Dans certains cas, nous nous associons à d'autres entreprises pour vous fournir les produits, services ou offres que vous avez demandés. Par exemple, nous pouvons conclure un contrat avec un tiers fournissant des services d'hébergement.
c) Autorités publiques et / ou institutions : (i) pour se conformer aux dispositions légales ; (ii) pour répondre à leurs demandes ; (iii) pour des raisons d'intérêt public (par exemple, la sécurité nationale).
La confidentialité de vos données est importante pour nous, de sorte que, dans la mesure du possible, la communication de données personnelles conformément à ce qui précède se fait uniquement sur la base d'un engagement de confidentialité signé par les destinataires, garantissant que les données sont conservées en sécurité et que ces informations sont fournies conformément aux lois et politiques applicables. En tout état de cause, nous ne transmettrons toujours aux destinataires que les informations strictement nécessaires à la finalité poursuivie.
COLLECTONS-NOUS DES DONNÉES PERSONNELLES AUPRÈS DE TIERS ?
Pour vous offrir l'hospitalité attendue et le meilleur niveau de services, nous sommes susceptibles de collecter des informations vous concernant auprès de nos partenaires commerciaux et d'autres tiers, comme détaillé ci-dessous :
a) Partenaires commerciaux : tels que les partenaires de cartes, les services de réseaux sociaux qui sont conformes à vos propres paramètres pour ces services, les sites web partenaires de recrutement pour l'emploi.
Dans tous les cas, nous nous assurons que vos données collectées auprès de tiers seront traitées dans les mêmes conditions que si elles étaient collectées directement auprès de vous. De même, nous ne collecterons que ce qui est nécessaire à nos fins (veuillez consulter la section "À QUELLE FIN ET SUR QUELLE BASE TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?").
En outre, lorsque nous vous contacterons pour la première fois, nous vous ferons savoir, en premier lieu, la source à partir de laquelle nous avons obtenu vos données personnelles.
TRANSFÉRONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES EN DEHORS DE L'UE / DE L'EEE ?
Nous sommes susceptibles de transférer vos données à certains fournisseurs situés dans des pays autres que celui où vous vous trouvez et, dans certains cas, dans des pays hors UE / EEE.
Bien que les lois sur la protection des données dans ces pays puissent différer de celles applicables dans votre pays, nous prendrons les mesures nécessaires pour garantir que vos données personnelles sont traitées conformément à la présente politique et au droit applicable.
FOURNITURE DES DONNÉES PERSONNELLES D'AUTRES PERSONNES PAR VOUS
Si vous nous fournissez les données personnelles d'autres personnes, veuillez les informer préalablement de cette divulgation et de la manière dont leurs données personnelles vont être traitées, comme décrit dans la présente politique de confidentialité.
COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Vos données personnelles sont conservées aux fins décrites dans la présente politique si une période de conservation plus longue n'est pas requise ou autorisée par la loi applicable.
Nous examinons constamment la nécessité de conserver vos données personnelles et, dans la mesure où le traitement n'est plus nécessaire et qu'il n'y a aucune obligation de conserver vos données personnelles, nous supprimerons / détruirons vos informations personnelles dès que possible et de manière à ce qu'elles ne puissent plus être récupérées ou reconstituées (par exemple, nous supprimerons / détruirons toutes les données des personnes qui n'ont pas été embauchées à l'issue des entretiens, sauf s'il existe une perspective sérieuse d'emploi futur).
Si les informations personnelles sont imprimées sur papier, elles seront détruites de manière à les éliminer complètement, et si elles sont stockées sur des supports de stockage électroniques, elles seront supprimées par des moyens techniques afin de garantir que les informations ne puissent plus être récupérées ou reconstituées ultérieurement.
QUELS SONT VOS DROITS ?
En tant que personne concernée, vous bénéficiez des droits suivants prévus par le GDPR :
a) Le droit d'accès : vous pouvez demander (i) une confirmation que vos données personnelles sont traitées ou non, et, si tel est le cas, l'accès à ces données et des informations à leur sujet, et (ii) une copie de vos données personnelles que nous détenons (article 15 du GDPR) ;
b) Le droit de rectification : vous pouvez nous informer de toute modification de vos données personnelles ou vous pouvez nous demander de corriger les données personnelles que nous détenons à votre sujet (article 16 du GDPR) ;
c) Le droit à l'effacement (" droit à l'oubli ") : dans certaines circonstances (telles que (i) les données ont été collectées illégalement, (ii) la limite de conservation des données a expiré, (iii) vous avez exercé le droit d'opposition, ou (iv) le traitement des données a été effectué sur la base du consentement et vous avez retiré votre consentement), vous pouvez nous demander d'effacer les données personnelles que nous détenons à votre sujet (article 17 du GDPR) ;
d) Le droit de restreindre le traitement : dans certaines circonstances (comme lorsque vous contestez l'exactitude de ces données ou la licéité du traitement), vous pouvez nous demander de restreindre le traitement de vos données pendant une certaine période (article 18 du GDPR) ;
e) Le droit à la portabilité des données : vous pouvez nous demander de transmettre vos données personnelles à un tiers ou directement à vous (article 20 du GDPR) ;
f) Le droit d'opposition : dans certaines circonstances (comme le traitement dont le fondement juridique est l'intérêt légitime), vous pouvez nous demander de ne plus traiter vos données (article 21 du GDPR).
g) Si nous utilisons vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement.
Si nous utilisons vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Dans cette situation, vos données ne seront plus traitées par nous, à moins qu'une disposition légale nous oblige à les conserver et à les archiver. Dans tous les cas, nous vous ferons savoir s'il existe une telle disposition légale et nous l'indiquerons expressément.
VOS DONNÉES SONT-ELLES EN SÉCURITÉ ?
Nous prenons au sérieux votre sécurité personnelle, c'est pourquoi nous prenons d'importantes mesures de sécurité nécessaires pour nous protéger contre tout accès non autorisé aux données ou contre toute modification, divulgation ou destruction non autorisée des données. Cela nécessite des révisions internes des mesures de sécurité et des pratiques de collecte, de stockage et de traitement des données, ainsi que des mesures de sécurité physique pour se protéger contre tout accès non autorisé aux systèmes où nous stockons les données personnelles.
Nous exigeons également de nos prestataires de services et de nos partenaires commerciaux qu'ils prennent toutes les mesures nécessaires pour se protéger contre tout accès non autorisé aux données ou contre toute modification, divulgation ou destruction non autorisée de celles-ci.
LIENS VERS D'AUTRES SITES WEB
Notre site web contient des liens vers des sites web de tiers. Veuillez noter que nous n'assumons aucune responsabilité quant à la collecte, l'utilisation, le stockage, le partage ou la divulgation de données ou d'informations par ces tiers. Si vous utilisez ou fournissez des informations sur des sites web tiers, les conditions et la politique de confidentialité de ces sites web s'appliquent. Nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité des sites que vous visitez, avant de fournir des données personnelles.
L'utilisation des services Internet de BITSOFT dans nos locaux est soumise aux conditions d'utilisation et de confidentialité des fournisseurs Internet. Vous pouvez accéder à ces conditions et politiques en utilisant les liens qui se trouvent sur la page de connexion de ce service ou en visitant le site web du fournisseur d'Internet.
QUESTIONS OU PLAINTES
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement de vos données personnelles, ou si vous souhaitez exercer l'un des droits susmentionnés, vous pouvez nous contacter en utilisant notre formulaire de contact disponible sur le site web ou en envoyant un courriel à l'adresse suivante : privacy@bit-soft.fr, et nous vous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.
Dans la mesure où vous n'êtes pas satisfait de la manière dont votre demande a été résolue, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Autorité nationale de contrôle du traitement des données personnelles.
CHANGEMENTS DE POLITIQUE
La présente politique de confidentialité peut être modifiée de temps à autre en fonction des changements apportés aux lois sur la politique des données ou sur la base des modifications apportées à nos services ou à nos dispositions organisationnelles. Si nous apportons des modifications importantes, nous publierons un lien vers la politique révisée sur notre page d'accueil.
Si nous apportons des changements importants qui auront un impact sur vos droits et libertés (par exemple, lorsque nous commencerons à traiter vos données personnelles à des fins autres que celles spécifiées ci-dessus), nous vous contacterons avant de commencer ce traitement.
Pour vous aider à suivre les changements les plus importants, nous inclurons un historique des changements ci-dessous, afin de reconnaître les modifications apportées à cette politique.